ממפים תפקידים וצרכים
רשמו אילו יישומים כל תפקיד מפעיל, מאילו מקומות עובדים ואיזה מידע חייב להיות זמין. צוות מכירות נייד ומחלקת תכנון אינם זקוקים לאותה עמדה. בנו מספר פרופילים מצומצם במקום לקנות מפרט שונה לכל עובד ללא סיבה.
עלות כוללת ורציפות
מחיר הרכישה הוא רק חלק מהעלות. הביאו בחשבון רישיונות, התקנה, שירות, ציוד היקפי והחלפה בזמן תקלה. תכננו ציוד חלופי ותהליך הצטרפות ועזיבה של עובדים. הקצאת הרשאות, גיבוי והצפנה צריכות להיכלל בתכנון הראשוני ולא להידחות לאחר ההתקנה.
מנהלים מלאי ומחזור חיים
תעדו מספר סידורי, משתמש, אחריות ומיקום לכל מחשב. הגדירו מי מאשר רכישה ומי מטפל בציוד בסיום השימוש. לפני מכירה או מסירה מחקו מידע בצורה המתאימה לסוג הכונן ולמדיניות הארגון. כך הרכש הופך לתהליך מתוכנן ולא לתגובה לתקלה האחרונה.
